Chứng từ vận tải là các giấy tờ vận chuyển do chủ phương tiện vận chuyển cấp cho khách hàng với mục đích xác minh hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Chứng từ vận tải là điều kiện để khách hàng và các đơn vị vận tải có thể cùng hợp tác lâu dài. Khi thị trường vận tải đang ngày càng phát triển thì các chứng từ vận tải cũng là một mối quan tâm không hề nhỏ của nhiều người. Vậy chứng từ vận tải hàng hóa là gì? Dưới đây PT Transport sẽ cũng bạn đọc tìm hiểu nhé!
Chứng từ vận tải là gì?
Trong vận tải hàng hóa hiện nay khi vận chuyển hàng hóa bắt buộc phải có các loại chứng vận chuyển đi kèm, và vận đơn từ đó ra đời nhằm đảm bảo không xảy ra tình trạng sai sót.
Hiện nay, các các chứng từ vận tải được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Vận đơn hàng hóa chuyên chở đường biển.
- Vận đơn hàng hóa chuyên chở đường bộ.
- Vận đơn hàng hóa khi chuyên chở theo đường sắt.
- Vận đơn hàng hóa chuyên chở khi đi đường hàng không bằng máy bay.
Tuy nhiên, với vận tải đường bộ, hoàn toàn không có vận đơn đường bộ. Thay vào đó, các chứng từ được sử dụng thay thế sẽ là các loại giấy tờ như: chứng từ giao nhận tại kho FCR, Cargo receipt,… Đây sẽ là các chứng từ dùng với mục đích như một biên bản bàn giao hàng hóa như thông thường., và nó sẽ không có giá trị trong việc sở hữu hàng hóa.
Một Số Chứng Từ Vận Tải Phổ Biến
Như đã đề cập phía trên, các hình thức vận tải như hàng không, vận tải đường biển sẽ bắt buộc phải có các loại vận đơn, còn với vận tải đường bộ thì không. Bởi vậy, PT Transport sẽ liệt kê một số chứng từ vận tải phổ biến sử dụng thay thế vận đơn trong vận tải đường bộ dưới đây:
Chứng từ vận tải đường bộ
Các loại giấy tờ xe
Về giấy tờ xe trong bộ chứng từ vận tải đường bộ gồm có:
- Giấy đăng ký xe ô tô
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
- Giấy chứng nhận kiểm định, bao gồm tem kiểm định đi kèm
- Giấy thông thành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có)
- Đối với các xe khách, các phương tiện xe chạy theo tuyến cố định, cần có sổ nhật trình xe ô tô.
- Nếu các phương tiện vận chuyển chạy theo hợp đồng, cần có phù hiệu xe hợp đồng để chứng minh.
Chứng từ vận tải của chủ phương tiện cần có
Đối với những cá nhân là chủ sở hữu các phương tiện vận tải, đồng thời với những người vận hành các phương tiện này để sử dụng trong công việc vận chuyển hàng hóa cần có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải, các giấy chứng nhận đăng ký này có thể là chứng nhận tùy theo ngành nghề cụ thể.
Với người điều khiển phương tiện vận tải, chứng từ cần thiết gồm có giấy phép lái xe và các giấy chứng nhận huấn luyện vận chuyển.
Xem thêm:
Hàng Siêu Trường, Siêu Trọng Là Gì?
Chuyển Hàng Trễ Hẹn Giải Quyết Ra Sao?
Ưu và nhược điểm của dịch vụ chuyển nhà trọn gói
Các chứng từ vận tải quan trọng khác
Hợp đồng vận chuyển hàng hóa
Đây là một trong những chứng từ vận tải không thể bỏ qua và cũng không thể thiếu. Đây được coi là cam kết vận chuyển giữa bên thuê vận tải và bên cung cấp dịch vụ vận tải thông qua văn bản. Đồng thời, chứng từ vận tải cũng là một chứng từ có tính pháp lý cao, nhằm đối chấp và để giải quyết các vấn đề mâu thuẫn có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển.
Trong một hợp đồng vận chuyển, bao gồm các nội dung: số lượng hàng hóa, quy cách, đơn vị tính, đơn giá, thời gian nhận và trả hàng, địa điểm trả hàng và cước phí, các đề mục bắt buộc phải tuân theo khi vận chuyển hàng hóa… Ngoài ra trong đó cũng bao gồm các nội dung về quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên trước khi kí kết hợp đồng.
Một nội dung khác cũng phải kể đến trong hợp đồng vận chuyển là cách sắp xếp hàng hóa, cách nâng, dỡ hàng hóa lên và xuống xe, ngoài ra cũng có các điều kiện về việc kiểm dịch, thông quan hoặc quản lý thị trường với từng loại tính chất hàng hóa.
Giấy đi đường trong quá trình vận chuyển
Đây là một chứng từ sẽ được cung cấp cho từng đơn hàng và từng xe chở hàng trong kinh doanh vận tải trong quá trình điều khiển phương tiện theo tuyến vận chuyển hàng hóa.
Các đơn vị kinh doanh vận tải sẽ dùng giấy này để làm chứng từ vận tải, giao cho người điều khiển phương tiện vận tải và còn dùng để theo dõi quãng đường vận chuyển, ngoài ra còn dùng để hạch toán chi chi phí phát sinh.
Phiếu thu cước vận chuyển hàng
Đối với bất kỳ đơn vị kinh doanh này, phiếu thu cũng là một chứng từ vô cùng quan trọng. Riêng trong lĩnh vực vận tải, phiếu thu cước không chỉ phản ánh kết quả kinh doanh của đơn vị đó mà còn dùng làm chứng từ thu, chi, thể hiện giá cước vận chuyển và giá thành dịch vụ. Các hoạt động luân chuyển hàng hóa, hạc toán kết quả quá trình vận chuyển cũng được theo dõi thông qua phiếu thu.
Đơn vị vận tải sẽ là bên lập phiếu thu, vì vậy việc ghi phiếu cần có sự chính xác và đầy đủ thông tin các mục và phải chịu trách nhiệm về nội dung mình đã ghi trên phiếu thu.
Đây cũng sẽ là chứng từ để khách hàng xuất trả tiền vận chuyển cho đơn vị vân tải khi thủ tục vận chuyển hoàn thành.
Giấy gửi hàng- biên bản giao nhận hàng hóa
Giấy gửi hàng hay phiếu gửi hàng( biên bản giao nhận hàng hóa) là các chứng từ thể hiện đơn hàng đã được đơn vị vận chuyển nhận hàng thành công. Đây được coi như cam kết gửi hàng, là căn cứ cho việc chuẩn bị vận đơn hàng hóa.
Khi phiếu gửi hàng hay biên bản giao nhận hàng hóa Đơn vị kinh doanh vận tải sẽ sử dụng giấy gửi hàng để làm chứng minh công việc vận chuyển đã hoàn thành. Chứng từ này sẽ có giá trị pháp lý và là chứng từ thay cho hóa đơn, phiếu xuất kho để theo dõi quá trình vận chuyển hàng.
Chứng từ vận tải đường biển
Giấy gửi hàng dành riêng cho đường biển
Đây là các chứng từ cung cấp nhằm thay thế cho vận đơn đường biển. Loại chứng từ này được sử dụng khi hai bên làm việc đã quen biết trước. Giấy gửi hàng đường biển do đích danh người chủ hàng kí và không thể nhượng quyền cho người khác.
Chứng từ hải quan
Chứng từ hải quan sử dụng muốn xuất khẩu hay nhập khẩu hàng hóa. Với các loại hàng hóa khi vận chuyển qua nước ngoài thì chứng từ hải quan là bắt buộc cần phải có để quá trình vận chuyển hàng hóa được diễn ra.
Các chứng từ liên quan khác
Trong vận tải đường biển các chứng từ vận tải hàng hóa ngoài chứng từ hải quan thì còn cần các loại chứng từ về hàng hoá, bảo hiểm, thanh toán…như:
- Giấy chứng nhận xuất xứ: Là loại chứng từ hàng hóa cung cấp thông tin về nơi sản xuất hàng được người của cơ quan có thẩm quyền của nước đó xác nhận.
- Hóa đơn thương mại: Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán vận chuyển do người bán hàng soạn cung cấp cho người yêu cầu mua hàng nhằm xác nhận số tiền phải trả đúng với số tiền đã được ghi trên hóa đơn.
- Phiếu đóng gói: Phiếu đóng gói hàng hóa bao gồm: số, ngày lập hóa đơn; tên địa chỉ người bán và người mua; cảng xếp, dỡ; tên tàu, số chuyến; thông tin hàng hóa như số lượng, số kiện, trọng lượng, thể tích.
- Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng: Là chứng từ hàng hóa mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu để xác định chính xác số lượng, trọng lượng hàng hoá đã giao.
- Chứng từ bảo hiểm: Là chứng từ hàng hóa xác nhận do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm.
Trên đây là những giấy tờ, chứng từ vận tải hàng hóa quan trọng mà PT Transport đưa ra để khách hàng có cái nhìn sâu hơn về ngành vận tải. Chúng tôi cũng tự hào là một đơn vị vận tải uy tín, cung cấp dịch vụ và đầy đủ chứng từ cần thiết cho mỗi đơn hàng để đảm bảo an toàn hàng hóa, nếu có nhu cầu vận chuyển, liên hệ ngay nhé!
