Quy trình quản lý kho theo ISO là một quy trình giúp đề ra những tiêu chuẩn cho quá trình vận hành kho lưu trữ. Từ khi quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa theo chuẩn ISO ra đời đến nay. Nó đã được đông đảo doanh nghiệp trên thế giới áp dụng và đạt được những thành quả nhất định. Thế nhưng làm thế nào để áp dụng quy trình này? Chi tiết các công đoạn quản trị kho hàng theo tiêu chuẩn ISO như thế nào? Xin mời các bạn cùng PT Transport theo dõi qua bài viết dưới đây.
ISO là gì?
ISO hay International Organization for Standardization có tên tiếng Việt là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Với mục đích đề ra những tiêu chuẩn chung về thương mại và công nghiệp trên phạm vi thế giới.
Được thành lập vào năm 1947 có trụ sở đặt tại Thụy Điển. Hiện nay ISO đã vươn tầm ra mọi châu lục với 161 quốc gia thành viên, bao gồm Việt Nam.
Mặc dù ISO là một tổ chức phi chính phủ, sức ảnh hưởng của nó là cực kì lớn. Và một trong những tiêu chuẩn được ISO đề ra chính là quy trình quản lý kho hàng, hay còn gọi là quy trình quản lý kho theo ISO.
Giới thiệu quy trình quản lý kho theo ISO
Quy trình quản lý kho theo ISO được tạo nên bởi những nhà quản lý kho hàng đầu thế giới. Vì tính khoa học và nhất quán của nó, quy trình này được đông đảo doanh nghiệp ứng dụng.
ISO đề ra những công đoạn, những tiêu chuẩn trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa. Như nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ hàng. Với mục đích giúp tối đa công suất và hiệu quả trong việc vận hành kho của doanh nghiệp.
Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa khoa học
Bất cứ việc gì cũng vậy nếu như không có quy trình mỗi thứ rất dễ mất kiểm soát. Đối với doanh nghiệp cũng vậy, nếu không áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO. Hệ thống kho hàng sẽ không được giám sát chặt chẽ.
Việc áp dụng quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa một cách chuyên nghiệp sẽ đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Giúp việc vận hành kho được trơn tru, xuyên suốt.
- Quy trình quản lý kho theo ISO giúp dễ dàng giám sát tình trạng của kho và hàng hóa.
- Yên tâm tập trung vào những việc khác quan trọng hơn.
- Tăng tính trách nhiệm và chuyên môn cho nhân viên.
- Thời gian hoạt động được rút ngắn.
- Tạo lòng tin cho khách hàng và đối tác.
Phân loại quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa
Để có thể áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO một cách hiệu quả nhất. Chúng ta cần phân loại và áp dụng tùy thuộc theo từng thực tế kinh doanh. Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa thường được phân loại theo những cách sau đây:
Phân loại theo từng giai đoạn sản xuất
Để có thể dễ dàng thích nghi với toàn bộ quá trình hoạt động, quy trình vận hành kho theo giai đoạn sản xuất được chia thành từng loại hình như:
- Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu: Đây và bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình sản xuất. Lượng nguyên vật liệu này sau đó sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo các tiêu chí khác nhau.
- Quy trình quản lý kho trong sản xuất: các nguyên vật liệu sau đó sẽ được chuyển sang nhập kho sản xuất tùy vào tình hình thực tế.. Quy trình quản lý kho trong sản xuất theo ISO phải đảm bảo năng suất và chất lượng.
- Quy trình quản lý kho thành phẩm: Sản phẩm sau khi được hoàn thành sẽ được chuyển sang kho thành phẩm để chuẩn bị xuất đến khách hàng.
- Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa: Đây là phần cuối cùng trong chuỗi hoạt động quản lý kho và cũng là hoạt động quan trọng không kèm. Nhờ nó mà doanh nghiệp có thể lưu trữ an toàn hàng hóa của mình.
Phân loại theo từng loại hình doanh nghiệp
Quy trình quản lý kho theo ISO được đề ra một cách tổng quát nhất. Do đó có thể không phù hợp với những doanh nghiệp trong các lĩnh vực đặc thù.
Nên việc phân loại và áp dụng linh hoạt quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa tùy theo từng loại hình doanh nghiệp là cực kì cần thiết. Giúp cho hiệu quả hoạt động của từng doanh nghiệp được phát huy.
Chi tiết quy trình quản lý kho theo ISO
Theo ISO, quy trình quản lý kho có thể được chia ra làm 3 hình thức chính. Các quy trình quản lý kho theo ISO bao gồm các bước dưới đây:
Quy trình quản lý mã hàng
Quy trình quản lý kho theo ISO gần như gắn liền với việc quản lý mã hàng. Quy trình quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO gồm những bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin mới hoặc thay đổi
Trong quá trình lưu thông của hàng hóa, tùy thuộc vào từng nhu cầu của các cấp quản lý. Mã hàng của một sản phẩm có thể phải được thêm mới, thay đổi hoặc hủy bỏ.
Nếu những yêu cầu này cần được thực thi, các cấp quản lý sẽ gửi thông tin đến người quản lý kho.
Bước 2: Kiểm tra đối chiếu với mã hàng trong kho
Sau khi tiếp nhận yêu cầu việc xử lý mã hàng. Nhân viên kho cần phải kiểm tra, đối chiếu với thực tế tình trạng của sản phẩm trong kho.
Bước 3: Tiến hành cập nhật thông tin
Sau khi đã kiểm tra và đối chiếu với sản phẩm trong kho, việc tiếp theo cần phải làm là tiến hành cập nhật thông tin mã hàng lên hệ thống.
Việc sửa đổi thông tin cần phải đi kèm với những thông tin như. Ngày tháng chỉnh sửa, văn bản yêu cầu có chữ ký hợp lệ cũng như là chữ ký của người sửa đổi.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
Hoạt động đầu tiên xảy ra trong quy trình quản lý kho theo ISO là nhập kho. Các hoạt động nhập kho thường bao gồm những bước sau đây:
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho
Trước mỗi hoạt động nhập kho, kế hoạch được lập ra và bàn bạc để tìm ra phương hướng nhập nho tối ưu nhất. Mỗi lần nhập kho đều phục cho một mục đích cụ thể.
Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa thực tế
Công tác đầu tiên sau khi nhận được kế hoạch nhập kho trong quy trình quản lý kho theo ISO là kiểm tra và đối chiếu hàng hóa trong kho. Việc này giúp đảm bảo tình hình hàng hóa đúng với thực tế. Ngăn chặn lãng phí khi kế hoạch nhập kho là không cần thiết.
Bước 3: Hoàn tất thủ tục nhập kho
Sau khi kiểm tra được tính hợp lệ của lô hàng, nhân viên quản lý kho tiến hành nhập kho. Sau đó thực hiện lập chứng từ nhập kho đóng dấu cũng như cập nhật thông tin vào hệ thống.
Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
Với quy trình quản lý vật tư hàng hóa theo ISO, hoạt động xuất kho cũng được chuẩn hóa thành các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho
Việc xuất kho hàng hóa thường có những mục đích sau: xuất kho để bán, xuất kho để sản xuất, xuất kho để lắp ráp và xuất kho để chuyển đi nơi khác. Khi tiếp nhận yêu cầu, nhân viên sẽ xử lý tính hợp lệ của yêu cầu rồi mới tiếp tục xử lý.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi tiếp nhận yêu cầu xuất kho, nhân viên kho sẽ kiểm tra mã hàng đó tại kho. Để biết số lượng thực tế có đủ hàng để xuất đi hay không.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn
Đây là bước quan trọng nhất trong quản lý xuất kho bằng quy trình quản lý kho theo ISO.
Bởi nó là thông tin để công ty kiểm tra, rà soát được tình hình xuất kho hiện nay. Cũng là bằng chứng cụ thể để công ty, khách hàng đối chiếu, xử lý khi có vấn đề.
Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin
Khi các thủ tục giấy tờ đã hoàn thành, nhân viên quản lý kho sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống.
Đây là bốn bước cụ thể của hoạt động xuất kho bằng quy trình quản lý kho theo ISO đối với vật tư. Quy trình quản lý kho theo ISO này hoạt động rất chuyên nghiệp và chặt chẽ.
Áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO sẽ giúp cho các doanh nghiệp quản lý được số lượng hàng tồn kho, hoạt động xuất kho khi áp dụng quản lý kho theo ISO sẽ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.
Bài viết trên đây đã cung cấp thông tin chi tiết về quy trình quản lý kho theo ISO. Hy vọng những thông này mang lại giá trị cho quý doanh nghiệp.
Xem thêm những bài viết liên quan:
