Quy Trình Quản Lý Kho Cách Áp Dụng Khoa Học Và Tối Ưu

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc cấp quản lý trong một công ty. Chắc hẳn bạn sẽ đồng tình rằng quy trình quản lý kho là yếu tố sống còn với doanh nghiệp.

Bởi hàng hóa chính là tiền và nguồn sống của công ty. Quy trình quản lý hàng tồn kho giúp công ty quản lý tốt tài sản này và giảm chi phí. Để mang lại lợi ích kinh tế, việc tối ưu quy trình nghiệp vụ quản lý kho là tất yếu.

Thế nhưng, để áp dụng được quy trình quản lý kho tối ưu và khoa học không hề dễ dàng. Việc áp dụng sai cách còn có thể khiến bộ máy công ty bạn gặp rắc rối.

Vậy làm thế nào để triển khai được quy trình nghiệp vụ quản lý kho một cách tối ưu nhất. Mời bạn cùng theo dõi qua bài viết dưới đây.

Những điều cần biết về hàng tồn kho

Quy trình quản lý kho
Định nghĩa hàng tồn kho

Đối với một doanh nghiệp, hàng tồn kho là tài sản quan trọng nhất. Đây chính là thứ nuôi sống doanh nghiệp. Hàng tồn kho là đối tượng chính trong quy trình quản lý kho. Để nắm rõ quy trình nghiệp vụ quản lý kho, chúng ta phải hiểu cặn kẽ về hàng tồn kho. Vậy hàng tồn kho là gì?

Định nghĩa của hàng tồn kho

Hiểu theo cách đơn giản, hàng tồn kho là tài sản đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Và hàng tồn kho là chủ thể chính của quy trình quản lý kho vật tư.

Chúng ta thường nghĩ đến hàng tồn kho là hàng hóa không bán được và phải lưu kho. Thế nhưng sản phẩm vừa mới sản xuất xong đã được liệt vào hàng tồn kho rồi. Hàng tồn kho gồm sản phẩm được giữ trong kho bằng quy trình quản lý kho, chờ đợi đến tay khách hàng.

Ngoài ra, hàng tồn kho gồm rất nhiều tài sản khác theo định nghĩa của chuẩn mực kế toán như:

  • Là sản phẩm giữ để bán trong quá trình kinh doanh.
  • Là sản phẩm chưa sản xuất xong, đang trong quá trình sản xuất dở dang.
  • Là nguyên vật liệu, dụng cụ sử dụng trong sản xuất và kinh doanh.

Vì hàng tồn kho bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Cũng như chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Nên việc áp dụng quy trình nghiệp vụ quản lý kho khoa học là điều thiết yếu. Để có thể duy trì hoạt động kinh doanh cũng như sản xuất của doanh nghiệp.

Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp chủ yếu được phân thành 3 nhóm bao gồm:

  • Nguyên vật liệu: đây là hàng hóa đầu vào được doanh nghiệp sử dụng để sản xuất thành sản phẩm hoàn chỉnh. Nguyên vật liệu nằm ở đầu của chuỗi quy trình quản lý kho vật tư.
  • Sản phẩm dở dang: một quy trình sản xuất của doanh nghiệp gồm rất nhiều bước khác nhau. Khi sản phẩm nằm ở giữa quy trình này, nó được gọi là sản phẩm dở dang. Hoặc có thể hiểu là sản phẩm chưa được sản xuất xong. Đối với quy trình quản lý hàng tồn kho, sản phẩm dở dang thường rất quan trọng.
  • Thành phẩm: đây là hàng tồn kho nằm ở cuối quy trình quản lý kho. Thành phẩm là sản phẩm hoàn chỉnh chỉ đợi được doanh nghiệp chuyển đến cho khách hàng.

Tầm quan trọng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp sản xuất. Nơi hoạt động chính gắn liền với việc sử dụng nguyên vật liệu cũng như sản xuất ra thành phẩm.

Hàng tồn kho giúp bộ phận marketing và sales linh hoạt trong công đoạn bán hàng. Một quy trình nghiệp vụ quản lý kho chuyên nghiệp. Sẽ giúp các nhân viên sales dễ dàng biết được số lượng của một sản phẩm. Từ đó tính toán cách sales phù hợp với khách hàng của công ty.

Ngoài ra, hàng tồn kho còn giúp doanh nghiệp chống chịu những đợt khan hiếm nguyên vật liệu. Những thời điểm mà nguyên vật liệu có giá quá cao sẽ khiến lợi nhuận của công ty giảm sút.

Quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho
Tổng quan quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho là quy trình kiểm soát các hoạt động liên quan tới kho như mua hàng, lưu hàng, xuất hàng,… Quy trình quản lý hàng tồn kho giúp nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.

Nếu đi vào chi tiết hơn thì quy trình quản lý kho vật tư sẽ gồm các hoạt động như:

  • Đảm bảo hàng hóa đủ số lượng và tránh ứ đọng hàng hóa.
  • Đảm bảo chất lượng hàng hóa. Tránh hư hỏng trong quá trình quản lý gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
  • Đảm bảo lượng tài sản của doanh nghiệp ở mức tối ưu. Góp phần làm giảm chi phí dùng cho việc bảo quản hàng hóa.

Vai trò của quy trình nghiệp vụ quản lý kho

Một quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả sẽ đem lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp. Những lợi ích đến từ quy trình quản lý kho khoa học bao gồm:

  • Giúp doanh nghiệp quản lý được số lượng hàng hóa, tránh thất thoát hàng hoặc hết hàng.
  • Giúp doanh nghiệp phát hiện ra nguy cơ tồn đọng hàng hóa.
  • Nếu áp dụng quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả. Sẽ giúp tiết kiệm được chi phí khi phải mua nguyên vật liệu giá cao.
  • Tăng hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp.
  • Quy trình quản lý hàng tồn kho giúp cho việc vận hành của doanh nghiệp được trơn tru, thuận lợi.

Phân loại quy trình quản lý kho vật tư

Quy trình quản lý kho được chia thành rất nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình nghiệp vụ quản lý kho cho mỗi công đoạn. Vậy những công đoạn đó là gì? Xin mời các bạn tiếp tục theo dõi:

Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu

Quy trình quản lý hàng tồn kho
Cách phân loại quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu nằm ở đầu của chuỗi quy trình sản xuất. Đây là nơi doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình kinh doanh. Mà quyết định số lượng cùng loại nguyên vật liệu nào nên nhập kho.

Theo quy trình nghiệp vụ quản lý kho tiêu chuẩn. Khi nguyên vật liệu nhập kho sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố này bao gồm mã nguyên vật liệu, tên, đơn vị, số lượng, chất lượng,…

Quy trình quản lý kho vật tư sản xuất

Sau khi nguyên vật liệu được nhập kho. Hoạt động sản xuất sẽ bắt đầu với việc chuyển nguyên vật liệu sang kho sản xuất. Nhằm mục đích chuẩn bị hoạt động chế tạo ra sản phẩm tùy theo tình hình thực tế.

Quy trình quản lý hàng tồn kho sản xuất sẽ đảm bảo tiêu chuẩn như. An toàn cháy nổ và an toàn lao động. Ngoài ra còn phải đảm bảo được năng suất cũng như chất lượng sản phẩm.

Quy trình quản lý hàng tồn kho thành phẩm

Sản phẩm sau khi được sản xuất xong sẽ chuyển sang kho thành phẩm. Đây là những sản phẩm hoàn chỉnh chuẩn bị chờ đến tay khách hàng. Quy trình quản lý kho thành phẩm sẽ lưu giữ những thông tin như. Tên sản phẩm, mã, số lượng, chất lượng, nơi sản xuất, ngày sản xuất,…

Chi tiết quy trình quản lý hàng tồn kho

Việc thiết kế một quy trình nghiệp vụ quản lý kho thật sự khá phức tạp. Để áp dụng nó hiệu quả thậm chí còn khó hơn. Tuy nhiên, chúng ta có thể đơn giản hóa quy trình này thành 5 bước cụ thể. Một quy trình quản lý kho tối ưu phải đảm bảo được 5 bước sau đây:

Bước 1: Quy trình nhập kho

Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Và cũng đóng vai trò quan trọng nhất giúp các bước sau trở nên dễ dàng hơn.

Đối với quy trình nhập kho, việc của bạn là phải kiểm tra về thông tin sản phẩm nhập. Như tên, mã, đơn vị, số lượng, chất lượng cũng như đảm bảo thời gian đề ra trong kế hoạch.

Khi thực hiện cẩn thận quy trình quản lý kho. Việc nhập kho kỹ càng sẽ giúp bạn loại bỏ được những sản phẩm hư hỏng, tránh thất thoát cho doanh nghiệp.

Trước khi nhập kho, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp để đề ra những yêu cầu như sau. Nhằm mục đích tiện lợi hơn cho việc nhập hàng vào kho:

  • Xác định khối lượng và kích thước của một thùng hàng.
  • Số sản phẩm được đóng trong mỗi thùng.
  • Cách thức đóng gói nhằm bảo quản chất lượng của hàng hóa

Khi hàng từ nhà sản xuất đến kho, nhiệm vụ nhân viên nhập kho là phải nhận phiếu xuất hàng. Trong đó có ghi chi tiết về sản phẩm cũng như số lượng từng loại. Cũng như thời gian nhận hàng và các thông tin khác.

Nhân viên nhập kho sau đó sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa cũng như đếm số lượng. Rồi tiến hành bốc dỡ chuyển vào kho và cập nhật thông tin vào hệ thống.

Bước 2: Quy trình lưu kho

Cách lưu kho hiệu quả
Cách lưu kho hiệu quả

Bước tiếp theo trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho là hoạt động lưu kho. Quá trình này sẽ giúp bạn sắp xếp hàng vào kho sao cho tối ưu và hiệu quả.

Một kho hàng khoa học không chỉ đảm bảo được hàng hóa lưu trữ ở đúng vị trí. Mà còn phải quản lý được chính xác các thông tin về mặt hàng đó. Nhằm mục đích sau này lấy ra hoặc chuyển dời vị trí sắp xếp lại kho.

Thông thường, các chủ doanh nghiệp thường hay xem nhẹ bước này trong quy trình quản lý kho. Thế nhưng đây lại là bước quyết định đến tốc độ, cũng như hiệu quả của việc kinh doanh. Giúp giảm tối đa chi phí không cần thiết.

Đối với việc lưu kho, bạn có thể sắp xếp từng khu theo loại hàng hóa. Hoặc có thể sắp xếp dựa trên đặc điểm, tiêu chuẩn riêng. Quy trình quản lý hàng tồn kho này sẽ thay đổi tùy theo từng doanh nghiệp.

Bước 3: Quy trình nhặt hàng

Mỗi khi doanh nghiệp cần thực hiện hoạt động xuất hàng tồn kho phục vụ mục đích sản xuất. Bước đầu tiên cần phải làm là tiến hành nhặt hàng. Nhặt hàng là hoạt động lấy hàng trong kho để phục vụ sản xuất hoặc giao cho khách hàng.

Nhặt hàng có thể được thực hiện thử công hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ. Trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho chuyên nghiệp, việc nhặt hàng sẽ được tự động hóa một phần. Việc tối ưu quy trình nhặt hàng giúp bạn tránh được sai sót cũng như tăng tốc độ.

Việc nhặt hàng cơ bản có thể được chia thành 2 loại là nhặt hàng riêng lẻ hoặc theo cụm. Nhặt hàng riêng lẻ thường phục vụ cho mục đích bán hàng. Nơi các đơn hàng được nhặt thủ công sau đó in đơn hàng và giao cho khách.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc nhặt hàng theo cụm sẽ phổ biến hơn. Do các nguyên vật liệu thường được phân chia cùng một khu.

Bước 4: Quy trình xuất kho

Sau khi nhặt hàng thành công, quy trình quản lý kho sẽ tiếp tục với bước xuất kho. Trong bước xuất kho, các đơn hàng sẽ được phân chia hoặc gom lại tùy theo từng mục đích. Sau đó chuyển qua các công đoạn sản xuất khác hoặc giao cho khách hàng.

Việc đóng gói và xuất kho trong quy trình quản lý hàng tồn kho phải đáp ứng 2 tiêu chuẩn. Bao gồm việc đảm bảo an toàn cũng như chất lượng cho hàng hóa. Việc thứ 2 là tối ưu trọng lượng và kích cỡ gói hàng để giảm chi phí vận chuyển.

Khi hàng đã sẵn sàng xuất kho, nhân viên vận chuyển sẽ tiến hành xuất kho. Sau đó cập nhật thông tin vào hệ thống quy trình nghiệp vụ quản lý kho.

Bước 5: Quy trình thống kê, báo cáo

thong-ke-bao-cao-quy-trinh-nghiep-vu-luu-kho
Thống kế báo cáo quy trình nghiệp vụ lưu kho

Đây là bước cuối cùng nằm trong quy trình quản lý kho. Bước này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về quy trình quản lý hàng tồn kho. Giúp bạn có được cái nhìn tổng quan cũng như có thể lập được kế hoạch tối ưu kho sau này.

Những báo cáo, thống kê cần có trong quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm:

  • Sổ quản lý kho: với mục đích quản lý thông tin xuất, nhập, lưu kho.
  • Báo cáo kho: Kiểm soát số lượng tồn kho của mỗi loại hàng.
  • Báo cáo kết quả hoạt động kho: Nhằm tổng hợp lại chi tiết hiệu quả vận hành của kho trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho.
  • Báo cáo kiểm hàng: nhằm mục đích tổng hợp lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc hoặc thất thoát.

Thông qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Hy vọng bạn tìm được những thông tin giá trị nhất để áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Quy trình nghiệp vụ quản lý kho nếu được thực hiện hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp sinh lời. Cũng như giảm tối đa những rắc rối có thể nảy sinh.

Nếu Bài Viết Hay Hãy Share Cho Bạn Bè Cùng Đọc . Thanks You !

Một Số Nội dung Khác:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.