Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển 15 Bước Từ A-Z

Có rất nhiều cách khác nhau để tiến hành quy trình nhập khẩu hàng hóa. Bao gồm vận tải bằng đường bộ, đường hàng không, vận tải bằng đường biển…

Theo ước tính của Tổng cục Thống kê. Vận tải đường biển chiếm đến 90% tổng lượng hàng hóa nhập khẩu về Việt Nam. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đang trở nên thiết yếu trong xuất nhập khẩu Việt Nam.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển khá phức tạp. Vậy làm thế nào để thực hiện một quy trình nhập hàng hóa bằng đường biển tối ưu nhất? Mời các bạn cùng theo dõi qua bài viết dưới đây.

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là hình thức nhập khẩu hàng hóa thông qua phương tiện và cơ sở hạ tầng đường biển. 

Phương tiện vận chuyển chính được sử dụng là các tàu thuyền. Cũng các phương tiện chuyên dụng dùng để xếp hàng, tháo dỡ hàng như xe cẩu, xe nâng, rơ moóc,…

Cơ sở hạ tầng phục vụ cho quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm các cảng biển, các cảng biển trung chuyển, các kênh đào, kho bãi lưu trữ hàng hóa,…

Vì những tính chất như vậy, nên vận tải đường biển rất thích hợp và phát triển ở Việt Nam. Một đất nước giáp biển và có nhiều bến cảng. Vận tải đường biển có thể dùng cho nhu cầu vận chuyển trong nước hoặc xuất nhập khẩu quốc tế.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển 15 bước từ A-Z

Vận tải đường biển được tin dùng trong nhập khẩu hàng hóa vì tàu vận chuyển có quy mô lớn. Việc nhập khẩu theo số lượng lớn tận dụng được tính kinh tế theo quy mô. Đem lại rất nhiều lợi ích cho bên nhập khẩu. 

Việc áp dụng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển gần như không thể thiếu.

Phân loại quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Những bước thực hiện có thể khác nhau ít nhiều tùy theo hợp đồng được ký kết. Dưới là 3 điều kiện nhập khẩu phổ biến trong Incoterms:

Nhập khẩu theo điều kiện ExWork

Với điều kiện này, nhiệm vụ của người bán kết thúc khi hàng hóa sản xuất xong có mặt tại kho. Nhiệm vụ của nhà nhập khẩu là phải tiếp nhận hàng tại kho của người bán (ở nước ngoài).

Sau đó thu xếp làm thủ tục để chuyển đến cảng xếp (ở nước ngoài). Và thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển về cảng dỡ (ở Việt Nam). Rồi sau đó mới chuyển hàng về kho.

Quy trình nhập khẩu 1 lô hàng từ nước ngoài sử dụng điều kiện ExWork thường được thông qua một công ty vận chuyển chuyên nghiệp. Công ty này sẽ thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container trọn gói cho nhà nhập khẩu.

Nhập khẩu theo điều kiện FOB

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển sử dụng FOB đơn giản hơn so với ExWork. Trong điều kiện này, người bán sẽ hoàn thành việc giao hàng cho bạn tại cảng xếp hàng (ở nước ngoài).

Và công việc của bên nhập khẩu là thực hiện quy trình nhập hàng để chuyển hàng về cảng dỡ (ở Việt Nam). Rồi tiếp tục chuyển hàng về kho.

Nhập khẩu theo điều kiện CNF / CIF

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container sử dụng điều kiện CNF / CIF đơn giản nhất trong 3 điều kiện trên. Với trách nghiệm của người bán là giao đến tận cảng dỡ (ở Việt Nam).

Các cảng biển phổ biến tại Việt Nam bao gồm: cảng Đà Nẵng, Hải Phòng, Quy Nhơn, Sài Gòn… Sau khi hàng đã về một trong những cảng này, nhiệm vụ của bạn chỉ là thông quan rồi chuyển hàng về kho.

Chi tiết 15 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển:

Nhìn chung, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển khá phức tạp. Với nhiều giấy tờ, công đoạn cần thực hiện. Nếu không nắm kĩ hay sơ sót trong khâu vận chuyển sẽ đem lại rất nhiều hậu quả phức tạp.

Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa sẽ gồm 15 bước. Dưới đây là 15 bước chi tiết trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển mà bạn cần nắm rõ:

Bước 1: Ký hợp đồng nhập khẩu

Ký hợp đồng nhập khẩu là bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Trong bản hợp đồng này, các điều khoản về mặt hàng, chất lượng, số lượng. Cũng như phương thức vận chuyển, cách thanh toán, quyền lợi và trách nhiệm của 2 bên cần được làm rõ.

Ký kết hợp đồng nhập khẩu là bước quan trọng nhất trong quy trình xuất nhập khẩu. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của đôi bên nếu có sự cố xảy ra. 

Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần thiết)

Trước khi tiến hành quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Tùy theo từng loại mặt hàng khác nhau, bạn có thể phải xin giấy phép nhập khẩu. 

Trong đó, những mặt hàng thông thường có sự cho phép của Nhà Nước sẽ được miễn giấy phép.

Tuy nhiên, đối với những mặt hàng thuộc diện bị hạn chế hoặc yêu cầu phải có điều kiện. Thì bắt buộc xin giấy phép để quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển có thể diễn ra. 

Một hồ sơ xin giấy phép thông thường bao gồm: đơn xin giấy phép, hồ sơ công ty (giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã số xuất nhập khẩu) và hợp đồng nhập khẩu.

Bước 3: Đặt lịch booking tàu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Đặt tàu vận chuyển hàng hóa

Việc tiếp theo khi tiến hành quy trình nhập hàng là chọn hãng tàu và đặt lịch tàu. Những lựa chọn này đã được quyết định ngay khi hợp đồng được ký kết.

Những thông tin về loại tàu, mã tàu, công suất, tốc độ sẽ được ghi rõ trong hợp đồng. Cũng như những trách nhiệm và quyền lợi khi tai nạn xảy ra làm mất hàng, cháy nổ,….

Để booking tàu trong quy trình nhập khẩu 1 lô hàng từ nước ngoài, bạn cần cung cấp cho hãng tàu các thông tin như:

  • Cảng đi hay cảng xếp (port of loading): Đây là nơi hàng hóa được xếp lên tàu chuyên chở. Với quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển về Việt Nam. Thì càng đi nằm ở nước ngoài ở nơi của người bán.
  • Cảng chuyển tải: Đây là cảng trung chuyển khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Có 2 hình thức vận chuyển chính là chuyển tải (transit) hoặc đi thẳng (direct). Khi chọn hình thức transit thì mới cần phải dùng đến cảng chuyển tải này.
  • Cảng đến hay cảng dỡ (port of discharge): Đây là nơi mà người nhập khẩu thực hiện quá trình dỡ hàng và thông quan. Sau đó chuyển hàng về kho. Trong quy trình nhập hàng từ nước ngoài thì càng đến là cảng ở Việt Nam.
  • Tên hàng, thông tin hàng: những thông tin về hàng hóa như trình trạng, số lượng, trọng lượng sẽ đi kèm với bộ chứng từ để cung cấp cho hãng tàu.
  • Thời gian tàu bắt đầu chạy (ETD): Thông tin về dự kiến ngày tàu sẽ xuất phát.
  • Thời gian đóng hàng: Khoảng thời gian này sẽ được thống nhất giữa với bên hãng tàu để đạt hiệu quả tối ưu nhất.
  • Các yêu cầu khác: như loại container, kích cỡ, nhiệt độ container, độ thông gió, chống cháy nổ,…

Bạn cần lưu ý là vào những dịp cao điểm như gần cuối năm, những dịp lễ lớn như Halloween, Giáng Sinh. Các hãng thường sẽ hết chỗ sớm 1 tuần so với dự kiến. 

Do đó bạn cần phải liên hệ sớm với hãng tàu. Rồi sau đó thông báo cho bên bán hàng để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận booking tàu vận chuyển

Sau đi đã đặt lịch tàu chạy, bước tiếp đến khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là kiểm tra và xác nhận booking. Trong bước này, bạn cần kiểm tra đầy đủ các thông tin như:

  • Cảng xếp, cảng dỡ: Đối với quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Việc kiểm tra kĩ càng thông tin về cảng xếp, cảng dỡ là rất quan trọng. Nếu lô hàng bị lạc thì sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề.
  • Nhiệt độ và độ thông gió: Nhiệt độ và độ thông gió đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo đảm chất lượng của hàng hóa. Nhiều mặt hàng dễ cháy nổ cần được giữ nhiệt độ thấp để hạn chế xảy ra sự cố. Đối với các mặt hàng đông lạnh thì sẽ không có thông gió.
  • Loại container, kích cỡ: Khi kiểm tra booking tàu, bạn cần xác nhận lại thông tin về container chứa hàng. Như loại container khô hay lạnh, cao hay thường, loại dài 20’ hay 40’.

Bước 5: Kiểm tra quá trình đóng hàng và thông tin từ bên bán

Thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Kiểm tra quá trình đóng hàng và thông tin từ bên bán

Sau đi đã hoàn thành quá trình booking tàu và kiểm tra booking. Bạn cần liên tục kiểm tra tiến trình đóng hàng cũng như thúc giục bên bán đẩy nhanh tốc độ. 

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bên bán hàng và đại lý công ty vận chuyển sẽ thực hiện quá trình đóng hàng. Và bạn cần phải cập nhật thông tin sát sao để đảm bảo tiến bộ đặt ra.

Bạn cần phải kiểm tra các thông tin về quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container như:

  • Ảnh chụp container rỗng: việc lưu trữ ảnh chụp container nhằm xác minh rằng không có vấn đề hư hại gì đối với container. Nếu xảy ra trường hợp hư hại, bạn sẽ phải đền bù thiệt hại cho hãng tàu.
  • Bảng nhiệt độ: Đối với những mặt hàng đông lạnh. Bạn cần có hình ảnh chụp bảng nhiệt độ để xác minh quá trình bảo quản mặt hàng này.

Bước 6: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng

Đây là bước vô cùng quan trọng trong sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa. Tùy theo từng mặt hàng khác nhau mà loại chứng từ cũng sẽ thay đổi. Một vài chứng từ cần thiết phải được cung cấp bởi người bán.

Bạn cần yêu cầu bên bán hoàn thành các chứng từ này trước khi lô hàng cập cảng Việt Nam. Sau đó bạn cần kiểm tra kĩ chứng từ vì nếu như có lỗi xảy ra. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ không được suôn sẻ.

Bạn có thể phải gặp rắc rối với hải quan và các cơ quan Nhà Nước khác nếu bộ chứng từ không được hoàn thiện. 

Bước 7: Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Khi quá trình vận chuyển hàng hóa được triển khai và gần đến giai đoạn hoàn tất. Bạn sẽ nhận được thông báo hàng cập cảng trước 1 ngày từ hãng tàu để chuẩn bị.

Trong thông báo hàng đến (Arrival Notice), các thông tin đi kèm sẽ bao gồm: thông tin nhà xuất khẩu, nhập khẩu, thông tin số hiệu container, seal, tên và mã tàu, mô tả chi tiết về hàng hóa,…

Ngoài ra, có thể sẽ xuất hiện thêm phụ phí (local charges) trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.

Sau khi nhận được Arrival Notice, bạn cần lấy lệnh giao hàng (D/O) để tiếp tục quy trình nhập khẩu 1 lô hàng. Lệnh giao hàng bao gồm các giấy tờ như:

  • Giấy giới thiệu
  • Bill bản gốc
  • Giấy ủy quyền (nếu cần thiết)

Bước 8: Đăng ký các thủ tục chứng nhận liên quan đến lô hàng

Để quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Việc tiếp theo bạn cần đăng ký các chứng nhận liên quan.

Các chứng nhận này được quy định bởi Nhà Nước tùy thuộc vào loại hàng, mã HS code và thông tin hàng hóa nhập khẩu. 

Nếu thiếu sót những chứng nhận này, hàng hóa của bạn có thể không được thông quan. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Bước 9: Khai báo với hải quan thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Bộ chứng từ nhập khẩu
Khai báo với hải quan thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Khai báo hải quan là bước tiên quyết trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Quá trình này quyết định xem liệu hàng hóa của bạn có được phép nhập vào Việt Nam hay không.

Để hoàn thành quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bạn cần phải có các giấy tờ sau:

  • Hợp đồng (sale contract).
  • Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nếu có (C/O Certificate of Origin) 
  • Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
  • Phiếu đóng gói (packing list)
  • Vận đơn (bill of lading)
  • Các chứng từ khác

Hiện nay, để đơn giản hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. Bạn đã có thể khai báo hải quan thông qua hệ thống hải quan điện tử. 

Những giấy tờ bạn cần chuẩn bị để khai báo điện tử cho quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container cũng không khác so khai báo trực tiếp, thậm chí còn đơn giản hơn.

Ngoài những chứng từ đã liệt kê, khi khai bao hải quan điện tử cho quy trình nhập hàng. Bạn cần lưu giữ chữ ký số để đăng nhập và chuyển tờ khai đến các bên liên quan.

Bước 10: Mở và tiến hành thông quan tờ khai

Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển tiếp tục với công đoạn thông quan tờ khai hàng hóa. Thủ tục nhập khẩu hàng hóa hải quan khi thông quan gồm các loại như:

  • Tờ khai luồng xanh: bạn có thể đóng thuế ngay. Khi thuế đã đóng thì bạn sẽ được in mã vạch và nhận hàng ngay lập tức. Đây là tờ khai mà ai cũng mong muốn trong quy trình xuất nhập khẩu.
  • Tờ khai luồng vàng: Đối với tờ khai này, bận cần đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai tùy theo từng trường hợp. Sau khi đã hoàn thành đóng thuế và cả mở tờ khai thì bạn mới được nhận hàng.
  • Tờ khai luồng đỏ: Đối với tờ khai này, bạn cũng cần phải đóng thuế trước hoặc sau khi mở tờ khai. Nhưng sẽ kèm thêm 1 bước kiểm tra thực tế hàng hóa để hoàn thành quy trình nhập khẩu 1 lô hàng.

Sau khi đã có tờ khai, bạn cần tiếp tục quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng việc mở tờ khai. Để mở tờ khai, bạn cần các thủ tục sau:

  • Giấy giới thiệu
  • Tờ khai phân luồng
  • Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
  • Phiếu đóng hàng (packing list).
  • Vận đơn (bill of lading)
  • Các giấy tờ khác.

Bước 11: Tiến hành thanh lý tờ khai

Sau khi đã nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn sẽ được in mã vạch và có thể tiến hành nhận hàng. 

Để được nhận hàng, bạn cần nộp 2 bộ mã vạch và tờ khai đã thông quan cho bên hải quan. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho bạn 1 bộ, còn hải quan giữ 1 bộ.

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước này khá đơn giản vì mọi thủ tục giấy tờ đã được giải quyết.

Bước 12: Chuẩn bị chuyển hàng về kho

Chuyển hàng về kho là một trong những bước cuối trong quy trình xuất nhập khẩu. Nếu bạn đã làm việc với bên vận chuyển hàng hóa để đảm nhận công đoạn này. Thì nên có biên bản giao hàng để thuận lợi cho việc hoàn tất.

Nếu công ty bạn muốn tự chủ phương tiện và tự sắp xếp nhận hàng. Bạn cần liên hệ với công ty vận chuyển để lấy các hồ sơ chứng từ cần thiết để xe có thể vào cảng lấy hàng.

Đây là bước chuẩn bị cho công đoạn lấy hàng tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. 

Các tuyến đường vận chuyển như:

Bước 13: Điều phối vận chuyển hàng hóa về kho

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container
Điều phối xe vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi đã hoàn thành công đoạn chuẩn bị. Để lấy hàng, bạn cần mang theo D/O đến phòng thương vụ của cảng để đóng phí.

Sau đó, bạn chuyển giao cho tài xế các chứng từ như phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan và cho xe rời khỏi cảng chở hàng về kho hoàn thiện quy trình nhập hàng.

Bước 14: Rút hàng và trả container rỗng

Sau khi xe đã chở hàng về kho. Bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa, bạn cần kiểm tra các giấy tờ liên quan. Bao gồm: seal, trình trạng container và xe chở hàng, thông tin hàng,…

Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang trả container về cảng để hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.

Bước 15: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ liên quan

Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container là lưu trữ hồ sơ chứng từ. Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ thủ tục nhập khẩu hàng hóa nhằm mục đích đối chiếu khi có phát sinh sự cố, khiếu nại,…

Bộ hồ sơ lưu trữ nên bao gồm:

  • Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai báo bổ sung.
  • Hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
  • Hồ sơ xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền nộp thừa,…
  • Các chứng từ thủ tục vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật,…
  • Các sổ sách, chứng từ kế toán.

Thông qua quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển gồm 15 bước. Hy vọng có các bạn có được cái nhìn chi tiết về toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. 

Có lẽ quy trình trên khá là phức tạp cho các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất nhưng khi đã nắm được quy trình thì việc nhập khẩu 1 lô hàng sẽ trở nên dẽ dàng hơn rất nhiều.

Bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn thông tin về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết. Với những thông tin được cung cấp, hy vọng sẽ giúp cho quý có thực hiện được quy trình nhập khẩu hàng hóa của bạn diễn ra thuận lợi.


Xem thêm các bài viết khác:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.