Biên bản giao nhận hàng hóa được xem là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nó thể hiện sự minh bạch, rõ ràng về hàng hóa với các bên tham gia vận chuyển. Với những ai đã từng sử dụng các dịch vụ vận chuyển hàng hóa nói chung và vận chuyển hàng hóa Bắc Nam nói riêng đều không cảm thấy xa lạ với những tờ biên bản giao nhận hàng hóa. Vậy tại sao nó lại quan trọng như vậy, và ý nghĩa của nó là gì? Cùng PT Transport tham khảo bài viết nhé!
Thế nào là biên bản giao nhận hàng hóa?
Bất cứ một đơn vị kinh doanh vận tải nào khi đi vào hoạt động đều cần phải có biên bản giao nhận hàng hóa. Đây là loại chứng từ phát sinh bởi các hoạt động mua bán, giao nhận và vận chuyển hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm, nguyên vật liệu,… của các doanh nghiệp hoặc một cá nhân nào đó đã xảy ra trên thực tế.
Các hoạt động này phát sinh thường xuyên trong mỗi đơn vị kinh doanh vận tải, vì thế nên cần những chứng từ như biên bản giao nhận hàng hóa để làm căn cứ theo dõi quá trình mua bán, trao đổi vận chuyển hàng hóa/ dịch vụ, làm cơ sở kết thúc thủ tục, thanh lý hợp đồng mua bán cho các doanh nghiệp.
Ngoài ra các biên bản còn có thể làm cơ sở để kiểm tra xem hàng hóa cần được vận chuyển đã tới đâu, ai là người phụ trách đơn hàng đó,… Mọi doanh nghiệp vận tải đều phát triển ổn định hơn vì mỗi doanh nghiệp đều có một biên bản riêng.
Biên bản này sẽ được hoàn thiện khi bên gửi hàng đã thỏa thuận ký kết vào biên bản và bên nhận hàng nhận đủ số lượng với quy cách hàng như khi đem gửi.
Tại sao cần sử dụng các biên bản
Đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh vận tải hàng hóa hoặc các dịch vụ thì biên bản giao nhân hàng hóa luôn là một chứng từ quan trọng. Vì tất cả thông tin về số lượng, quy cách, chi phí vận chuyển và thông tin của người nhận sẽ thể hiện hết trên tờ biên bản mỗi khi doanh nghiệp phát sinh bất kỳ hoạt động mua bán hoặc vận chuyển nào.
Đây là sẽ vật làm chứng tốt nhất để xác định khách hàng đã nhận được hàng hay chưa, hàng hóa giao tới cho khách có thiếu, sót hay không, từ đó kế toán sẽ cập nhật vào phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho cho doanh nghiệp đó.
Bất kể đơn hàng có giá trị lớn hay không, thủ tục lập biên bản giao nhận hàng hóa vẫn luôn là một thủ tục cần thiết khi khách hàng có nhu cầu gửi hàng, trường hợp xảy ra mâu thuẫn, biên bản này sẽ có giá trị pháp lý đi kèm theo hợp đồng để xử lý tình huống.
Xem thêm:
- Hợp đồng mua bán xe máy mới nhất hiện nay
- Hợp Đồng Nguyên Tắc Là Gì?
- Xuất nhập khẩu chính ngạch, tiểu ngạch là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa gồm những nội dung gì?
Một biên bản giao nhận hàng hóa nên bao gồm những thông tin ngắn gọn nhưng thật chính xác về số lượng, quy cách hàng hóa, địa chỉ giao nhận và phương thức giao hàng,… cụ thể gồm:
- Quốc hiệu tiêu ngữ
- Nội dung tên biên bản
- Thời gian lập biên bản
- Tên đơn vị, doanh nghiệp cung cấp, bàn hàng
- Ngày, tháng, năm…
- Bên gửi hàng: tên doanh nghiệp, địa chỉ cụ thể,số điện thoại, người đại diện, chức vụ kèm theo,…
- Bên nhận hàng
- Chi tiết số lượng, đơn giá, đơn vị tính, tên hàng, thành tiền,…
- Chữ ký xác nhận của bên vận chuyển, bên gửi hàng và bên nhận hàng khi đã nhận đủ hàng.
Cụ thể, khi lập một biên bản giao nhận hàng hóa, có thể tham khảo theo các hướng dẫn sau:
- Trên cùng bên trái là tên công ty, ngay cạnh đó, phía bên phải trên cùng là quốc hiệu, tiêu ngữ.
- Viết in hoa tên văn bản “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA”.
- Đề cập đến căn cứ vào đơn hàng hay hợp đồng mua bán hàng hóa của đơn hàng cần lập biên bản giao nhận.
- Điền ngày, tháng năm lập biên bản giao nhận hàng hóa.
- Ghi rõ thông tin các bên giao hàng/ gửi hàng và bên nhận hàng.
- Ghi rõ thông tin về hàng hóa được vận chuyển/ mua bán: tên hàng, quy cách, chủng loại, đơn vị tính, đơn giá, số lượng,…
- Dưới cùng ghi phần chữ ký xác nhận của các bên tham gia.
Mẫu biên bản giao nhận chung thường thấy
Hiện nay, biên bản giao nhận hàng hóa không có một mẫu biên bản cố định cụ thể vì có rất nhiều kiểu biên bản giao nhận tùy vào từng trường hợp và từng hoàn cảnh giao nhận. Tuy nhiên, vẫn có một mẫu biên bản chung áp dụng cho hoạt động mua bán, sản xuất kinh diễn diễn ra thuận lợi hơn, được thể hiện cụ thể như sau:
TÊN CÔNG TY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: …/BBGN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
– Căn cứ Hợp đồng mua bán số ….
– Căn cứ Đơn đặt hàng ngày … của Công ty….
Hôm nay, ngày… tháng… năm… Tại…, Chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên nhận hàng) : Công ty…
– Địa chỉ :…
– Điện thoại :… Fax :…
– Đại diện Ông/bà:… Chức vụ:…
BÊN B (Bên giao hàng) : Công ty…
– Địa chỉ :…
– Điện thoại:… Fax :…
– Đại diện Ông/bà:… Chức vụ:…
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
| STT | Tên hàng | Quy cách/ chủng loại | ĐVT | Số lượng | Ghi chú |
| 1 | … | … | … | … | |
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Bên nhận hàng) (Bên giao hàng)
Những lưu ý khi lập biên bản
Biên bản sẽ được thành lập ngay sau khi các bên ký kết hợp đồng mua bán hoặc ngay khi các bên đã thỏa thuận thống nhất về giá cước, địa điểm vận chuyển hàng hóa,… Khi bên vận chuyển đã xác nhận giao xong và đủ số lượng mặt hàng như thỏa thuận, bên nhận kiểm tra đủ số lượng, đảm bảo tính chất nguyên đai nguyên kiện và xác nhận lại theo đúng quy định.
Trên biên bản giao nhận hàng hóa phải đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết về mặt hàng được giao, bao gồm địa điểm giao nhận, phương thức giao nhận, giá cước, chữ ký xác nhận của các bên tham gia để tránh xảy ra tình trạng sai xót trong khâu vận chuyển, phân loại hàng hóa và thanh toán chi phí.
Khi lập biên bản, cần phải lập thành 2 bản, mỗi bên giữ lại 1 bản để đảm bảo tính minh bạch của biên bản này, các bản đều có giá trị pháp lý như nhau khi xảy ra vấn đề cần giải quyết.
Tùy thuộc vào từng lĩnh vực vận tải, cung đường vận tải, biên bản này có thể được chia thành các loại biên bản phù hợp như: biên bản giao nhận hàng hóa hải quan, biên bản giao nhận hàng hóa trang thiết bị,… Vì vậy nên quan trọng chú ý các đối tượng gửi hàng và nhận hàng để sử dụng mẫu biên bản cho phù hợp.
Vì đây là một chứng từ quan trọng nên việc bảo quản và lưu trữ cần phải cẩn thận và kỹ lưỡng. Chữ ký của các bên tham gia cũng sẽ là chữ ký sống, một số bên còn đóng dấu vào biên bản, bởi vậy giá trị pháp lý của loại chứng từ này sẽ không mất đi mà còn đảm bảo được quyền lợi của các bên nếu xảy ra tranh chấp. Biên bản sẽ trở nên vô hiệu lực nếu không có đủ chữ ký của các bên.
Trên đây là các thông tin cần thiết về biên bản giao nhận hàng hóa, PT Transport đã đưa ra một số lý do và tầm quan trọng của nó, hy vọng bạn đọc sẽ có cái nhìn chi tiết nhất khi tìm hiểu về nó nhé! Bên cạnh đó, PT Transport cũng triển khai các dịch vụ vận chuyển hàng hóa, cung cấp các giấy tờ, biên bản cụ thể, đầy đủ, nếu có nhu cầu hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!
